We liepen tussen het frisse groen en over het verse zand. We hadden de aarde en het water gescheiden. We hadden grasscheutjes en vruchtdragend geboomte gebracht. En op die zonnige woensdagmiddag was daar de mens. In groten getale zelfs. En we zagen dat het goed was.

Die dag liep ik, met een afvaardiging van de gemeente en met de aannemer, over het zojuist opgeleverde terrein van recreatiegebied Wellerwaard. De middag eindigde op een terras, in de laatste zonnestralen van die dag. Daar hebben we een toost uitgebracht op de mooie resultaten én op de goede samenwerking die er steeds is geweest tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer. We hebben ook de tijd genomen om nog eens stil te staan bij wat nu de succesfactoren waren van onze samenwerking.

Vaak wordt gezegd dat voor een succesvol project voldoende tijd en geld noodzakelijk zijn. En dat er sprake moet zijn van routinewerk. Dit zijn allemaal vormen van luxe die we in dit project niet hadden.

Hoe is het dan mogelijk dat het toch zo succesvol is verlopen? Wij zijn ervan overtuigd dat dit komt doordat we hebben gewerkt aan het opbouwen van vertrouwen, doordat we elkaar wederzijds zaken bleven gunnen en doordat we altijd open met elkaar zijn blijven praten bij meningsverschillen.

Eerst nog even terug naar de luxes die we niet hadden en die dus ook niet noodzakelijk bleken voor een goede samenwerking tussen opdrachtgever en aannemer:

1. Routinewerk

Het aanleggen van Wellerwaard was alles behalve een routineklus voor de gemeente of de aannemer. De gemeente heeft nog niet eerder een recreatiegebied van deze grootte aangelegd. De aannemer heeft speciaal voor dit project een zandzuiger ontworpen en gebouwd.

2. Geld genoeg

In deze moeilijke economische tijd zal het niemand verbazen dat binnen de gemeente met argusogen werd gekeken of dit project wel binnen het budget zou blijven. Ook de subsidieverstrekker houdt goed in de gaten dat de verstrekte budgetten goed worden besteed en dat de aanbestedingsregels netjes worden gevolgd. Wellerwaard is mede daardoor opgeleverd binnen budget en binnen de planning.

3. Genoeg tijd

Als er één factor is, die in Wellerwaard vanaf het begin aanwezig is geweest, dan is dat wel de druk op de planning. We hebben Wellerwaard aangelegd met behulp van een Europese subsidie en bij die subsidie hoort een strenge deadline: eind 2014 moet het werk klaar zijn. Begin 2012 zag het niet naar uit dat dit zou lukken. Alle samenwerkende partijen hebben deze druk dagelijks gevoeld.

Wat zijn dan wel de bepalende succesfactoren? De volgende factoren bleken essentieel voor de succesvolle samenwerking:

1. Gun-factor

Bij een gezonde samenwerking is er voor alle partijen iets te verdienen. De opdrachtgever krijgt een project gerealiseerd voor een marktconforme prijs. De aannemer kan een werk uitvoeren met een gezonde financiële marge. Als één van de partijen denkt dit niet te kunnen realiseren, dan gaat dat ten koste van het project. Doordat we elkaar die winst hebben gegund is iedereen als winnaar uit de bus gekomen.

2. Vertrouwen

Het wordt wel eens gezegd dat een contract bestaat uit gestold wantrouwen. Zeker wanneer het contract vol staat met boetebedingen lijkt dit het geval. Bij de ontwikkeling van Wellerwaard hebben we ervoor gezorgd dat het contract nooit de dagelijkse samenwerking domineerde. In plaats daarvan hebben alle partijen de focus op het resultaat gelegd. Daardoor konden de contracten in de kast blijven liggen en was er vertrouwen dat we allen elkaars belang in het project respecteren.

3. Blijven praten bij meningsverschillen

Het is niet zo dat we bij de uitvoering geen meningsverschillen hebben gehad. Besteksposten die op verschillende manieren uitgelegd blijken te kunnen worden, problemen met onderaannemers. We hebben het allemaal meegemaakt. Bespreek met elkaar wat de gevolgen zijn voor het project, en hoe de problemen kunnen worden opgelost. Is dat moeilijk? Niet als je elkaar vertrouwt en elkaar wat gunt. Juist in deze situaties is het belangrijk om niet terug te vallen op contractdocumenten, maar om eerst vast te stellen wat écht belangrijk is.

Aan het eind van het etentje met de aannemer namen we afscheid van elkaar met de wens en de hoop om nog vaker samen mooie projecten te kunnen maken. Is dat niet de mooiste manier om een project af te kunnen sluiten?

Hoera! Het project Wellerwaard waar ik al die tijd met veel plezier aan werkte, is gereed. De vlag mag uit, want samen realiseerden we Wellerwaard netjes binnen planning én budget. Je zou bijna denken dat het allemaal vanzelf ging, maar toch is dat niet zo. Tijdens het hele traject kwamen we heel wat grotere en kleinere problemen tegen. Problemen die we niet alleen keurig oplosten, maar waarvan het team dat aan het project werkte ook leerde. Ik deel graag mijn 3 belangrijkste leerpunten met jullie.

Probleem 1: door de crisis gaan bedrijven failliet, of ze hebben problemen met levering of voorfinanciering
Dit heeft vanzelfsprekend veel impact. Het zorgt voor vertragingen in het project en soms moeten de aanvankelijke plannen zelfs worden bijgesteld. Daarom is het zaak om vooraf goed te kijken welke leveringen eventueel risicovol kunnen zijn. Levering van producten die maar één producent hebben, dragen bijvoorbeeld (extra) risico met zich mee. Je kunt het risico beperken door van dit bedrijf de financiële positie goed te onderzoeken. En zorg in ieder geval dat je waar mogelijk alternatieven achter de hand hebt!

Probleem 2: de vertaling van ontwerp naar productie bij custom design is erg vertragend
Bij Wellerwaard hadden we te maken met veel op maat ontworpen zaken. De toiletgebouwen, de bruggen en het straatmeubilair, bijvoorbeeld. Dit zorgt vanzelfsprekend voor een unieke uitstraling van het project, maar het zorgde ook voor een gemeenschappelijk probleem. Al de genoemde onderdelen van Wellerwaard waren namelijk kritisch in de planning en er moest hard gewerkt worden om ze op tijd af te hebben.
Terugkijkend zie je hierbij dat er steeds we op dezelfde plek vertraging opliepen: de stap van het definitief ontwerp naar de productie verliep stroef, doordat er vragen waren over detailleringen, materialen en uitvoerbaarheid. Om te zorgen dat alle architectonische onderdelen volgens planning lopen, is het zaak om al tijdens de ontwerpfase een deskundige op het gebied van productie bij het project te betrekken.

Probleem 3: in een latere fase moeten nog ontwerpwijzigingen plaatsvinden
Dat de toekomstige beheerder al in de ontwerpfase bij het project betrokken moet worden, is algemeen bekend. Dit geldt voor zowel de openbare ruimte als de nutsvoorzieningen en het vastgoed. Desondanks bleek ook bij dit project weer dat we gedurende het hele proces last hadden van voortschrijdend inzicht. Hierdoor waren aanpassingen noodzakelijk.
Dit hadden we kunnen voorkomen door het ontwerp (nog) beter door te spreken met de afdeling beheer. Dan hadden we kunnen zorgen dat bepaalde delen van het ontwerp niet overnieuw hoefden te doen, waardoor we nu vertraging opliepen en daardoor meer geld kwijt waren. Het is wellicht een open deur, maar om tocht te voorkomen is het goed om die in ieder te voorzien van goed hang- en sluitwerk!

Gelukkig hebben we deze uitdagingen tot een goed eind kunnen brengen, al heeft het wel extra energie gekost. Een goede evaluatie zorgt ervoor dat je die energie bij een volgend project weer op andere plekken in het project kunt inzetten!

In december 2012 ging de eerste schop de grond in en nu, twee jaar later, is het project bijna gereed. En eigenlijk begon de voorbereiding van recreatiegebied Wellerwaard in de Noordoostpolder al jaren daarvoor.

Heerlijk vind ik het om een project vanuit de planfase tot aan de uiteindelijke realisatie door te trekken. Ambities en ideeën uitkristalliseren -soms onder hoge (tijds)druk- aannemers en leveranciers vinden met dezelfde hoge ambities, die het werk buiten gaan uitvoeren en samen met hen de problemen oplossen die je tijdens de uitvoeringsfase altijd tegenkomt. Langzamerhand passen de verschillende op de tekentafel ontworpen projectonderdelen als puzzelstukjes in elkaar.

En dan is het opeens zover: het project is af. Het hekwerk om het bouwterrein wordt opgeruimd en de bordjes met ‘Verboden Toegang’ worden weggehaald. Het resultaat van al dat werk: een prachtig opgeleverd recreatiegebied, waar iedereen van kan en mag genieten.

Vaak vergeten we die belangrijke laatste stap bijna: het goed afsluiten van een project.

Juist omdat ik er nu met afsluiting van Wellerwaard weer middenin zit, is het goed om hier de aandacht op te vestigen. Wat mij betreft bestaat die afsluiting uit drie elementen en fases. Ik wil ze hieronder graag bespreken.

1. Overdracht

Tijdens de bouw- en aanlegfase draagt de projectmanager (samen met zijn projectteam) de verantwoordelijkheid. Maar wanneer het project eenmaal is voltooid, verandert dat: de projectmanager wordt gedechargeerd en het projectteam ontbonden. Niet alleen die prachtige zwemplas met alle faciliteiten, maar ook alle projectdossiers en -archieven dragen we netjes over aan de beheerorganisatie.

2. Evaluatie

‘Ieder project is uniek’. Hoewel een verleidelijke gedachte, is het niet waar. Al jouw ervaringen uit dit project vormen een waardevolle basis voor een ander in een volgend project! Plan daarom evaluatiesessies in, nu het projectteam nog compleet is. Direct na afsluiting van het project moet je evalueren hoe het project verliep. Wat ging er goed, en wat kon of moest beter?

Ook belangrijk: evalueer na een tijdje of het projectresultaat uiteindelijk voldoet aan de doelstellingen van de businesscase. In het geval van Wellerwaard: ligt het strand inderdaad vol op een mooie zomerse dag? En: komen wandelaars, fietsers en ruiters graag naar het recreatiegebied? Is dat het geval, dan is het geïnvesteerde geld goed besteed!

3. Feestje!

Ik heb het vaker gezegd: succes moet je vieren! Laat aan iedereen weten wat je bereikt heb en wees daar trots op. Vier het resultaat samen met je projectteam, met partners in het project, aannemers, omwonenden en natuurlijk met de toekomstige gebruikers.
Resultaat bereiken is namelijk nooit vanzelfsprekend. Mensen moeten zich ervoor inzetten en af en toe een stapje extra zetten. Laat aan iedereen zien dat je dat hebt gezien en waardeert!

In Wellerwaard is het nu nog niet zover. Tot het eind van het jaar moeten we nog hard werken, maar in januari zal het gebied de eerste gasten kunnen verwelkomen.

Wil jij een uitnodiging ontvangen voor de feestelijke opening van Wellerwaard? Dat kan!
De voorbereidingen voor het openingsfeest zijn al in volle gang. Laat je contactgegevens hieronder achter, dan zorg ik er persoonlijk voor dat je een uitnodiging krijgt als het eenmaal zover is.

Fout: Contact formulier niet gevonden.