Mijn trainer tijdens een cursus Risicoanalyse vertelde eens dat ze nog maar weinig geloof had in grote plenaire risicosessies. Haar reden? Omdat uit dit soort sessies toch altijd dezelfde risico’s komen.
En deze 89 risico’s stonden keurig netjes opgesomd in een bijlage van het cursusboek.

Ik vind wel dat risicosessies een hele goede basis vormen voor een grondig risicodossier. Waarom? Dat zal ik je hieronder uitleggen.

Projectrisico’s inventariseren we al jaren in een risicosessie. We zitten dan met een grote groep mensen in een grote kring en iedereen geeft aan welke problemen er bij het project kunnen voorvallen. De uitkomst van zo’n uitgebreide risicoanalyse leggen we vervolgens vast in een risicodossier.
In dat dossier staan beheersmaatregelen, die we gedurende een project uitvoeren volgens de zogenaamde risicomanagementcyclus.

Zo moeten we het in mijn ogen blijven doen, mits de sessieleider in staat is om te voorkomen dat we in algemeenheden blijven hangen. Bij een goede sessie zijn altijd de belangrijkste stakeholders aanwezig: projectmanagers, opdrachtgevers, opdrachtnemers, leden uit een stuurgroep of andere specialisten. Het is afhankelijk van de aard en het doel van de sessie wie er een uitnodiging krijgt, maar deze deelnemers zijn niet altijd ervaren in het opsporen en benoemen van risico’s. Dat zorgt vaak voor een algemene omschrijving, waarvoor het veel moeilijker is om een effectieve beheersmaatregel te bedenken.

Een voorbeeld.
Bij de start van de uitvoering van een infrastructureel project wordt als ongewenste situatie genoemd: ‘Er doet zich een wijziging voor in het Programma van Eisen’.

Vanzelfsprekend is het erg vervelend als dit in de uitvoeringsfase optreedt. Zo’n Programma van Eisen (PvE) is immers een contractstuk en het rommelen aan een contractstuk heeft vaak gevolgen voor planning en kosten. Een projectmanager wil dit graag voorkomen. Er moet dus een goede beheersmaatregel voor worden bedacht.

Maar bedenk maar eens een goede maatregel voor zo’n algemeen beschreven risico. Eigenlijk wil je vooraf zo precies mogelijk weten wat er tijdens de uitvoeringsfase allemaal nog aan dit PvE kan worden gewijzigd. Is er bijvoorbeeld nog een onderdeel in het PvE dat nog ter discussie staat? Heeft een vergunningverlener misschien nog invloed op het PvE? Of is er wel voldoende tijd genomen voor een deugdelijk PvE?

Door veel exacter te omschrijven wat er zou kunnen gebeuren, kun je ook veel preciezer aangeven hoe je dit kunt voorkomen.

Met andere woorden: het is zaak de diepte in te gaan. Die 89 standaardrisico’s waar mijn trainer het al over had, moeten we niet gaan bedenken tijdens een risicosessie. Het is juist zaak om ze tijdens toekomstige risicosessies projectspecifiek te maken en een goede sessieleider kan de deelnemers daarbij helpen!

Op deze manier schrijven we risicosessies niet af, maar maken we ze juist veel diepgaander, effectiever en daarom belangrijker. Zo kunnen we weer jaren vooruit!

Omdat ik graag wil dat je bij een volgende sessie meteen de diepte in kunt, krijg je van mij de 89 standaardrisico’s alvast cadeau!
Wil jij deze lijst in je mailbox ontvangen? Vul dan hieronder je e-mailadres in en dan stuur ik je ze toe. Ik zorg er dan ook voor dat je maandelijks mijn andere praktische tips en trucs automatisch toegezonden krijgt.

Fout: Contact formulier niet gevonden.

Nog dit jaar komen er twee prachtige, innovatieve composietbruggen in Wellerwaard. De gemeente Noordoostpolder heeft gekozen voor composiet omdat het onderhoudsarm is en lang mee gaat. Daarmee bespaart de gemeente de komende decennia veel kosten op beheer en onderhoud. Ook in het ontwerp heeft composiet veel mogelijkheden. Het strakke en kleurrijke ontwerp van de bruggen gaat goed passen in Wellerwaard.

De bruggen hebben veel innovatieve kenmerken. Composiet, een combinatie van glasvezel en kunsthars, is een materiaal wat erg in opkomst is en nog lang niet is uitontwikkeld. Sinds een aantal jaren worden er ook bruggen van gebouwd. Een aantal marktpartijen heeft er inmiddels ervaring mee opgedaan, maar bij elk project kom je weer unieke randvoorwaarden tegen waarvoor in dat project een oplossing moet worden gevonden.

Om innovaties in je project toe te passen is altijd uitdagend voor een projectmanager. Een projectmanager wil een vooraf bepaald doel op een beheerste wijze te behalen. Een projectmanager zal daarom vooral voor bewezen technieken en methodes kiezen om zijn doel te behalen. Innovatie draait om vernieuwing. Bewezen technieken worden losgelaten en een nieuwe weg wordt gezocht. De beheerste, planmatige aanpak van projectmanagement werkt dan niet. Innovatie ligt in het domein van procesmanagement.

Om innovatieve oplossingen in een project te gebruiken, moet een projectmanager meer speelruimte krijgen dan in een traditionele projectmatige aanpak. De risico’s zijn anders en groter, maar je moet er wel grip op houden.

1) Risico-inventarisatie
Maak vooraf een grondige risicoanalyse. Vraag hiervoor mensen met verschillende expertises: technisch, financieel, juridisch, maatschappelijk/politiek. Schat van elk risico de kans in dat het optreedt en kwantificeer de gevolgen. De risico’s met de grootste kans en grootste gevolgen staan bovenaan je prioriteitenlijstje! Formuleer voor die risico’s ook beheersmaatregelen. Zijn er voor een risico geen beheersmaatregelen of dekken deze maar en deel van het risico af? Dan is het een restrisico. Een restrisico zal je moeten accepteren. Is dit risico te groot voor je? Dan kan dat betekenen dat het hele project te risicovol is en moet je het heroverwegen.

2) Risicoallocatie
Wanneer de risico’s bekend zijn moet bepaald worden wie deze risico’s het beste kan dragen. Dit kan de opdrachtgever of de opdrachtnemer zijn. De gouden regel daarbij is dat het risico het best gedragen kan worden door degene die het risico ook het beste kan beheersen of tegen de laagste kosten kan dragen. In veel standaardcontracten zoals de UAV-GC 2005 zijn met dat uitgangspunt veel risico’s al standaard toegewezen aan de opdrachtgever of opdrachtnemer. Een bijzondere categorie zijn de onvoorziene risico’s. Deze komen niet uit de inventarisatie naar voren, maar kunnen wel optreden. Vanwege de aard van de risico’s kunnen hier allen in algemene zin afspraken over worden gemaakt. Deze risico’s kunnen bijvoorbeeld met een verdeelsleutel worden gealloceerd.

3) Risico-evaluatie
De risico’s worden benoemd en gealloceerd bij aanvang van het project. Een project waarin innovatieve oplossingen worden toegepast, zal tijdens de rit onverwachte uitdagingen tegenkomen. Het is daarom, nog meer dan bij traditionele projecten, van het grootste belang om ook tijdens het proces de risico’s te blijven monitoren. In regelmatige risico-evaluaties wordt de risico-inventarisatie nog eens tegen het licht gehouden en worden kansen en impact opnieuw ingeschat. Vaak zijn er ook nieuwe risico’s, die eerder nog niet voorzien waren. In deze fase is de risicobeheersing een gezamenlijke taak van de opdrachtgever en opdrachtnemer.

Bij de bruggen van Wellerwaard is de planning een groot risico. Vanwege een naderende subsidiedeadline moeten de bruggen dit jaar gereed zijn. Ook zijn er nog enkele technische uitdagingen in de detaillering. Gelukkig zijn er duidelijke afspraken gemaakt met de opdrachtnemer en worden de risico’s regelmatig geëvalueerd. De gemeente heeft er daarom groot vertrouwen in dat er op tijd twee prachtige bruggen worden opgeleverd.

Zijn in jouw project de risico’s nog onvoldoende bekend? Download dan nu een risico-inventarisatiemodel dat kan helpen bij het inventariseren van de risico’s. Als je hieronder je gegevens invult ontvang je het model direct per mail.

Fout: Contact formulier niet gevonden.

Wil je graag specifiek advies over een risico’s in jouw project of wil je dat ik een sessie voor je faciliteer? Neem dan nu contact met mij op voor een eerste vrijblijvende verkenning.