Sinds april vorig jaar is de Aanbestedingswet 2012 van kracht. Eén van de grote veranderingen in de aanbestedingswet is het “EMVI, tenzij …”-principe. Veel aanbestedende diensten halen alles uit de kast om een “tenzij” te vinden voor hun aanbesteding. Daarmee laten ze grote kansen liggen die EMVI biedt.

Wat is EMVI? EMVI staat voor de Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Traditioneel werden werken gegund op prijs. De opdrachtgever schrijft voor en de aannemer die de laagste prijs vraagt mag het werk uitvoeren. Bij een aanbesteding met EMVI wordt ook de kwaliteit van de oplossing meegewogen. Wat de criteria daarvoor zijn bepaalt de opdrachtgever zelf en die zijn afhankelijk van de opdracht.

De 3 stappen voor succesvolle EMVI-aanbesteding

1) Benoem criteria en waardes

Stel, een gemeente laat groot onderhoud plegen aan een brug. Met een slim verkeersplan kan de overlast voor het verkeer worden geminimaliseerd. Door EMVI aan te besteden schakel je als opdrachtgever de kennis en ervaring van de markt hiervoor in. Een aannemer kan een voordeel behalen met een goed verkeersplan.

De gemeente bepaalt zelf hoe groot dat voordeel is. Is het een brug achteraf met voldoende omleidingsmogelijkheden? Dan zal dit voor de gemeente weinig toegevoegde waarde hebben. Is het een brug in een belangrijke verkeersader van de stad? Dan zal het de gemeente veel waard zijn als een verkeersinfarct wordt voorkomen tijdens de werkzaamheden. In dit rekenvoorbeeld geeft de gemeente een maximaal voordeel van € 40.000. Inschrijvingen met een plan dat onvoldoende scoort worden uitgesloten.

Score	Resultaat
10	€ 40.000 korting
9	€ 30.000 korting
8	€ 20.000 korting
7	€ 10.000 korting
6	Geen korting
Lager dan 6	Uitsluiting

Tabel 1: Weging van kwaliteitsscores

Het is van belang om vooraf zo nauwkeurig mogelijk te beschrijven waar je op gaat letten bij de beoordeling. Zorg dat je daarvoor de juiste experts inschakelt. In dit voorbeeld van de brug zal een wegbeheerder precies weten waar hij op gaat letten. Voor het verkeersplan kun je letten op bijvoorbeeld op de werktijden, omleidingsroutes, etc.

In de praktijk worden er vaak naar meerdere criteria benoemd. Je kunt bijvoorbeeld ook kijken naar het communicatieplan of naar de Social Return on Investment.

2) Beoordeel de inschrijvingen

Zodra de inschrijvingen binnen zijn gaan de prijsenveloppen in de kluis en worden alle kwaliteitenveloppen geopend. Een commissie van minimaal drie personen beoordeelt de plannen. Liggen de scores van de individuele beoordelaars dicht bij elkaar. Dan wordt het afgeronde gemiddelde de score. Lopen de beoordelingen van de beoordelaars ver uiteen? Dan is het verstandig dat de beoordelaars met elkaar in overleg gaan om te horen hoe de scores tot stand zijn gekomen.

Uiteindelijk krijgt elke inschrijver een score voor elk criterium. In stap 1 is al bepaald welk voordeel een score de inschrijver gaat opleveren. In stap 3 wordt deze voordeel verrekend met de inschrijfprijs.

3) Vergelijk prijs en kwaliteit

Tot slot het moment waarop iedereen heeft gewacht, het aanwijzen van de winnaar. In een rekenmodel worden de kwaliteitscores ingevoerd en de bijbehorende korting. Dan is het tijd om de prijsenveloppen uit de kluis te halen en te openen. De inschrijfsommen worden in het rekenmodel ingevoerd en de korting wordt eraf getrokken. Het resultaat is een fictieve inschrijfsom. De aanbiedende partij met de laagste fictieve inschrijfsom krijgt de klus!

Inschrijver	Inschrijfsom	Score	Korting	Fictieve inschrijfsom
Aannemer 1	€ 100.000	9	€ 30.000	€ 70.000
Aannemer 2	€ 80.000	6	€ 0	€ 80.000
Aannemer 3	€ 85.000	8	€ 20.000	€ 65.000

Tabel 2: Bepalen fictieve inschrijfsom

In dit rekenvoorbeeld heeft Aannemer 3 de aanbesteding gewonnen. Aannemer 1 heeft een goede score op kwaliteit, maar deze kan de hoge inschrijfsom niet compenseren. Aannemer 2 heeft dan wel de laagste prijs, maar het ingediende plan heeft nog maar net een voldoende gescoord. Aannemer 3 heeft de optimale combinatie van een concurrerende prijs en goede kwaliteit.

De opdrachtgever betaalt in dit geval € 5.000 meer dan de laagste inschrijfsom. Hiervoor krijgt de opdrachtgever ook waar voor zijn geld: met een prima verkeersplan wordt de overlast grotendeels beperkt en dat is voor deze gemeente veel waard.

Ga jij binnenkort ook een opdracht aanbesteden? Stop uw energie niet in het vinden van een “tenzij” om EMVI te ontwijken, maar maak gebruik van de kennis en ervaring uit de markt.

Download nu direct het rekenmodel om prijs en kwaliteit in uw aanbesteding te vergelijken.

Fout: Contact formulier niet gevonden.

Meer weten over het goed formuleren van criteria? Neem dan nu contact met mij op voor een eerste vrijblijvende verkenning.

In reacties hieronder hoor ik graag hoeveel extra kwaliteit jouw project heeft dankzij EMVI.