Zo af en toe vind je eens iets. Eerder schreef ik al hoe mijn oog viel op het boekje ‘De kleine PRINCE 2’ uit 2002. Vandaag wil ik graag een andere vondst met u delen. Namelijk bovenstaande quote van de Amerikaanse schrijver Edward F. Albee.

Ik vond de uitspraak op mijn scheurkalender. Zo af en toe belanden de blaadjes van de kalender voor onbepaalde tijd op het prikbord. Dan is de boodschap het gewoon waard om langer aandacht te krijgen. Dat gold ook voor deze quote.

De uitspraak van Albee omschrijft dan ook nog eens mooi één van de principes van PRINCE2. In twee eerdere artikelen legde ik al eens uit welke processen en thema’s bij PRINCE2 horen, de quote van Albee is een mooie gelegenheid om in dit blog de serie af te sluiten met de 7 principes van PRINCE2.

Deze 7 principes vormen de basis van PRINCE2:

1. Voortdurende zakelijke rechtvaardiging
2. Leren van ervaringen
3. Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden
4. Managen per fase
5. Manage by exception
6. Productgerichte aanpak
7. Aanpassen aan de projectomgeving

Laten we de principes eens stuk voor stuk nader bekijken.

1. Voortdurende zakelijke rechtvaardiging

Ieder project heeft een verwacht resultaat; een reden om te bestaan die we vastleggen in de Business Case. Voor bedrijven gaat het vaak om financieel resultaat, maar overheden voeren vaak juist projecten uit met een maatschappelijk belang. Tijdens een project moet je continu in de gaten houden of je het gestelde resultaat nog wel gaat halen. Soms is het noodzakelijk om het verwachte resultaat bij te stellen, maar als dat resultaat niet meer opweegt tegen de kosten, is het zaak om het project af te breken.

2. Leren van ervaringen

Daar komt de uitspraak van Edward F. Albee om de hoek zetten. Als je faalt, doe het dan interessant. Het is namelijk onvermijdelijk dat in projecten dingen fout gaan. Elk project is immers uniek!
Maar van fouten kun je leren. Leg die lessen vast en zorg dat ze bij volgende projecten opvraagbaar zijn. En zorg er natuurlijk ook voor dat je leert van fouten uit het verleden.

3. Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden

In een PRINCE2-project is voor iedereen duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is, omdat van een aantal rollen een beschrijving vaststaat, inclusief bevoegdheden.

4. Managen per fase

Verdeel en heers. Deel een project op in fases, waardoor je jezelf dwingt om een fase eerst netjes af te ronden, voordat je aan de volgende stap begint. Een fase-overgang is bovendien een mooi moment om te controleren of alle uitgangspunten (nog) kloppen; het is een extra moment om bij te sturen.

5. Manage by exception

Binnen het project zijn alle taken verdeeld en iedereen kent zijn verantwoordelijkheid om de eigen doelen te behalen. Pas als het bereiken van dat doel mis dreigt te gaan, schakelen we het hogere management in.

6. Productgerichte aanpak

Voor een projectmanager is het niet het belangrijkst hoe een doel wordt bereikt, veel belangrijker is wat er wordt bereikt. Hoe het doel uiteindelijk bereikt gaat worden, is de verantwoordelijkheid van degene aan wie het gedelegeerd is.

7. Aanpassen aan de projectomgeving

PRINCE2 is een zeer uitgebreid hulpmiddel bij het managen van een project. Welke tools een projectmanager gebruikt is projectafhankelijk. Zodoende verschilt de manier waarop PRINCE2 wordt toegepast dan ook per project. Maar: voor de goede toepassing van PRINCE2 mag aan de 7 principes niet gesleuteld worden!

Met dit artikel komt een eind aan een serie van 3 blogs over PRINCE2. Wil jij de gebundelde stukken ontvangen in een handig bewaardocument? Vul hieronder je naam en e-mailadres in.

Als bonus ontvang je ook nog de 7 valkuilen van PRINCE2.

Fout: Contact formulier niet gevonden.

In een eerder artikel schreef ik al eens welke impact PRINCE2 heeft op projectmanagement. Ik richtte me toen op de zeven thema’s van PRINCE2. Het model van PRINCE2 wordt beschreven met zeven thema’s, zeven processen en zeven principes. In dit artikel beschrijf ik de processen.

Een project volgens PRINCE2 bestaat uit verschillende processen. Het project doorloopt deze processen voor een groot deel parallel.

1) Starting Up a Project (SU)

In deze fase wordt het project voorbereid, nog voor de werkelijke start van het project. De opdrachtgever van het project stelt een projectmanager aan en het projectteam wordt samengesteld. Op hoofdlijnen wordt de business case opgesteld.

2) Initiating a Project (IP)

“Eerst denken, dan doen” is het motto van dit proces. In dit proces wordt het eindresultaat beschreven, het projectplan wordt opgesteld end e taken en verantwoordelijkheden worden verdeeld. Dit wordt vastgelegd in een Project Initiation Documentation (PID). Het PID is het draaiboek voor het project.

3) Directing a Project (DP)

Dit proces geeft de rol van de stuurgroep aan. Dit proces start na de opstart van het project en duurt tot het einde van het project. De stuurgroep autoriseert de start en de afsluiting van de meeste processen. De stuurgroep controleert of het project binnen de afgesproken toleranties blijft. Uiteindelijk besluit de stuurgroep ook over de afsluiting van het project.

4) Controlling a Stage (CS)

In het PID is vastgelegd welke fases het project doorloopt. De projectmanager controleert of de fase binnen de toleranties blijft voor tijd, geld, risico’s, kwaliteit en scope. Wanneer deze in gevaar komen moeten er maatregelen worden genomen. De stuurgroep beslist uiteindelijk over de start en de afsluiten van een projectfase.

5) Managing a Stage Boundary (SB)

Aan het eind van elke fase moet de stuurgroep geïnformeerd worden over het verloop van de fase. De stuurgroep kan dan beslissen of een fase kan worden afgesloten en de volgende fase kan worden opgestart. In het proces Managing a Stage Boundary krijgt de stuurgroep een geactualiseerd projectplan en een geactualiseerde business case. Het eindrapport voor de huidige fase wordt opgesteld en het plan voor de volgende fase. Wanneer de stuurgroep deze autoriseert kan de volgende fase starten.

6) Managing Product Delivery (MP)

Tot nu toe zijn er alleen processen beschreven die betekenis hebben voor het projectmanagement. Uiteindelijk moet er ook werk worden uitgevoerd. Dat gebeurt in dit proces. De projectmanager delegeert taken aan bijvoorbeeld teammanagers. Deze accepteren een takenpakket, voeren het uit en leveren het resultaat weer op aan de projectmanager.

7) Closing a Project (CP)

Wanneer alle projectfasen zijn doorlopen en zijn afgerond kan het project worden afgesloten. De stuurgroep controleert of alle resultaten zijn behaald. Het kan ook zijn dat een project voortijdig wordt afgesloten. In dat geval is het eindresultaat niet behaald, maar zijn er mogelijk wel nuttige tussenresultaten bereikt. Deze worden ook veiliggesteld. Nadat het project is geëvalueerd kan de stuurgroep het project afsluiten.

In een later artikel zal ik ook de principes van PRINCE2 benoemen.

Wil je automatisch een bericht ontvangen zodra het volgende artikel verschijnt? Laat dan hieronder je mailadres achter.

Fout: Contact formulier niet gevonden.