Het is groot nieuws: een bouwproject is afgerond binnen budget en binnen de planning! Het vorige week heropende Mauritshuis haalde er het journaal mee. Het is kennelijk erg bijzonder als een groot project binnen de planning wordt gerealiseerd. Bouwprojecten zijn dankzij hun vele onzekerheden en afhankelijkheden gevoelig voor vertragingen. Gelukkig zijn er ook tegenvoorbeelden waaruit blijkt dat je als projectmanager de planning wel degelijk in de hand hebt.
In zijn boek Critical Chain beschrijft Eliyahu Goldratt drie effecten die ervoor zorgen dat planningen niet worden gehaald. Omdat de planning voor veel projecten een succesfactor is, moeten deze valkuilen worden herkend in iedere projectplanning.

Student-effect

Het is een menselijke eigenschap om pas in actie te komen als een deadline nadert. In planningsjargon plannen mensen hun eigen taken “as-late-as-possible”. Dit effect wordt ook wel het student-syndroom genoemd, naar studenten die pas op het laatste moment voor hun tentamen gaan studeren. Conclusie: het heeft dus geen zin om veiligheidsmarges in te bouwen per activiteit. Vanwege het student-gedrag wordt de buffer dan per definitie verbruikt, en blijft de kans op uitloop op de planning even groot. Plan daarom op de mediaan. Dit betekent dat je een activiteit een doorlooptijd geeft waarbij de kans 50% is dat de activiteit binnen de geplande tijd gereed is. Uitstelgedrag wordt daardoor vermeden. Uiteraard bouw je wel een buffer in, maar deze plan je niet aan de individuele activiteit, maar aan het totale project. Doordat alle activiteiten op de mediaan zijn gepland, zal blijken dat je van de buffer maar weinig nodig hebt.

Multi-taskende projectleden

Een projectteam bestaat vaak uit veel mensen van verschillende disciplines. En deze mensen werken aan meerdere projecten tegelijk. Doordat er veel geschakeld wordt tussen verschillende projecten gaat er veel tijd verloren. Kijk eens naar het volgende voorbeeld. Stel dat elk blok staat voor een uur werk. In de eerste situatie wordt een aantal keer geschakeld tussen de verschillende taken. Taak A is na 7 uur gereed, taak B is na 8 uur gereed en taak C is na 9 uur gereed. In de tweede situatie zijn alle werkzaamheden per taak gegroepeerd. Taak A is nu al na 3 uur gereed, taak B na 6 uur en taak C na 9 uur. Iemand die afhankelijk is van het resultaat van taak A kan nu al 4 uur eerder starten! Ook de doorlooptijd van elke taak is verkort van 7 naar 3 uur. En in dit voorbeeld is nog niet eens rekening gehouden met dat er ook tijd verloren gaat bij het schakelen tussen taken. Conclusie: maak je projectteam niet onnodig groot, maar zorg voor een compact team met veel beschikbare tijd voor het project.

Planningswinst wordt niet verzilverd

Als een projectactiviteit eerder dan gepland kan worden afgerond, dan levert dat vaak geen voordeel op in de planning. Dat kan verschillende oorzaken hebben. Het kan zijn dat de volgende activiteit een vast startmoment heeft. Dan gebeurt er in de tussentijd niets. Het kan ook zijn dat de volgende activiteit afhankelijk is van meerdere voorgaande taken. Dan is de langstdurende activiteit kritiek. Dit type beperkingen zijn niet altijd te voorkomen, maar vaak wel. Kijk dus altijd kritisch naar de relaties tussen de activiteiten en ga flexibel om met wanneer activiteiten moeten eindigen of starten.

Gelukkig ligt ook het project Wellerwaard op schema. Aan het eind van dit jaar is het recreatiegebied klaar voor gebruik. Binnen de planning en binnen budget. Eens kijken of we daar ook de krant mee kunnen halen.

Is in jouw project de planning nu een faalfactor? Neem nu vrijblijvend contact met mij op, dan kijken we samen hoe we er een succesfactor van maken.

Fout: Contact formulier niet gevonden.

(Je loopt geen risico. Het eerste gesprek is altijd gratis en vrijblijvend!)