Assetmanagement op orde

Rollen:	Projectleider Bouwkundige mutaties SGIS
Periode:	2016 – 2017
Type project:	Vastgoed
Fase:	Beheer
Opdrachtgever:	Schiphol

Schiphol is een organisatie met veel vastgoed. Iedereen kent de aankomst- en vertrekhallen, de pieren en de winkels. Er is ook veel ruimte achter de schermen voor bijvoorbeeld personeel en goederen, zoals bijvoorbeeld aan de enorme bagagekelders. Deze ruimtes zijn allemaal goed vastgelegd.

Schiphol beheert deze informatie in een op maat gemaakt GIS-systeem: SGIS. Elke bouwkundige wijziging op een pier of terminal moet zo snel mogelijk worden verwerkt in SGIS. Jeroen Konings heeft bijgedragen aan procesverbeteringen en het wegwerken van een substantiële achterstand.

Een project in de beheerfase is zeker minder spannend dan in de realisatiefase?

“Op Schiphol is dat zeker niet het geval! Elke dag wordt er gebouwd en verbouwd. Het is dan ook een grote uitdaging om altijd een actueel beeld te hebben in je beheersysteem. Er zitten grote commerciële belangen aan vast want de kosten van voorzieningen moeten worden doorberekend aan de gebruikers zoals luchtvaartmaatschappijen en exploitanten van winkels. De manier waarop Schiphol aanpassingen doorvoerde was niet meer afdoende waardoor er een achterstand was ontstaan in de verwerking. De druk vanuit de organisatie was hoog om dit snel op orde te krijgen.”

Wat was jouw rol daarin?

“Ik stuurde een team aan met inmeters, tekenaars en dossierverwerkers. Om de achterstand weg te werken was de capaciteit van het team behoorlijk uitgebreid. Maar nog belangrijker was het verbeteren van het werkproces. We hebben de manier waarop we werken werkprocessen binnen het team tegen het licht gehouden en ook de samenwerking met andere organisatieonderdelen. Toen bleek bijvoorbeeld dat we regelmatig hetzelfde dossier heen- en weer sturen naar elkaar. Dat kon slimmer. Uiteindelijk is daardoor is de kwaliteit van de opgeleverde dossiers verbeterd als ook de doorloopsnelheid verhoogd. Op deze manier zorg je voor een blijvende verbetering en werd het werk zowel beter als sneller gedaan, zonder dat er extra capaciteit nodig was.

Jaarlijks wordt door de Autoriteit Consument & Markt getoetst of de vastgelegde informatie in SGIS correct is. Als er tekortkomingen worden geconstateerd kan dat behoorlijke boetes opleveren. Dat toetsmoment was voor ons team de deadline om de achterstand weggewerkt te hebben.”

En is de deadline gehaald?

“Uiteraard! Toen de laatste wijziging van de achterstand verwerkt was hebben we met het team wel een glaasje champagne gedronken. De druk vanuit de organisatie was hoog om de deadline te halen en ik vind dat je het dan ook moet vieren als het gelukt is.”

Dit project is uitgevoerd in samenwerking met Compris.