Mijn trainer tijdens een cursus Risicoanalyse vertelde eens dat ze nog maar weinig geloof had in grote plenaire risicosessies. Haar reden? Omdat uit dit soort sessies toch altijd dezelfde risico’s komen.
En deze 89 risico’s stonden keurig netjes opgesomd in een bijlage van het cursusboek.

Ik vind wel dat risicosessies een hele goede basis vormen voor een grondig risicodossier. Waarom? Dat zal ik je hieronder uitleggen.

Projectrisico’s inventariseren we al jaren in een risicosessie. We zitten dan met een grote groep mensen in een grote kring en iedereen geeft aan welke problemen er bij het project kunnen voorvallen. De uitkomst van zo’n uitgebreide risicoanalyse leggen we vervolgens vast in een risicodossier.
In dat dossier staan beheersmaatregelen, die we gedurende een project uitvoeren volgens de zogenaamde risicomanagementcyclus.

Zo moeten we het in mijn ogen blijven doen, mits de sessieleider in staat is om te voorkomen dat we in algemeenheden blijven hangen. Bij een goede sessie zijn altijd de belangrijkste stakeholders aanwezig: projectmanagers, opdrachtgevers, opdrachtnemers, leden uit een stuurgroep of andere specialisten. Het is afhankelijk van de aard en het doel van de sessie wie er een uitnodiging krijgt, maar deze deelnemers zijn niet altijd ervaren in het opsporen en benoemen van risico’s. Dat zorgt vaak voor een algemene omschrijving, waarvoor het veel moeilijker is om een effectieve beheersmaatregel te bedenken.

Een voorbeeld.
Bij de start van de uitvoering van een infrastructureel project wordt als ongewenste situatie genoemd: ‘Er doet zich een wijziging voor in het Programma van Eisen’.

Vanzelfsprekend is het erg vervelend als dit in de uitvoeringsfase optreedt. Zo’n Programma van Eisen (PvE) is immers een contractstuk en het rommelen aan een contractstuk heeft vaak gevolgen voor planning en kosten. Een projectmanager wil dit graag voorkomen. Er moet dus een goede beheersmaatregel voor worden bedacht.

Maar bedenk maar eens een goede maatregel voor zo’n algemeen beschreven risico. Eigenlijk wil je vooraf zo precies mogelijk weten wat er tijdens de uitvoeringsfase allemaal nog aan dit PvE kan worden gewijzigd. Is er bijvoorbeeld nog een onderdeel in het PvE dat nog ter discussie staat? Heeft een vergunningverlener misschien nog invloed op het PvE? Of is er wel voldoende tijd genomen voor een deugdelijk PvE?

Door veel exacter te omschrijven wat er zou kunnen gebeuren, kun je ook veel preciezer aangeven hoe je dit kunt voorkomen.

Met andere woorden: het is zaak de diepte in te gaan. Die 89 standaardrisico’s waar mijn trainer het al over had, moeten we niet gaan bedenken tijdens een risicosessie. Het is juist zaak om ze tijdens toekomstige risicosessies projectspecifiek te maken en een goede sessieleider kan de deelnemers daarbij helpen!

Op deze manier schrijven we risicosessies niet af, maar maken we ze juist veel diepgaander, effectiever en daarom belangrijker. Zo kunnen we weer jaren vooruit!

Omdat ik graag wil dat je bij een volgende sessie meteen de diepte in kunt, krijg je van mij de 89 standaardrisico’s alvast cadeau!
Wil jij deze lijst in je mailbox ontvangen? Vul dan hieronder je e-mailadres in en dan stuur ik je ze toe. Ik zorg er dan ook voor dat je maandelijks mijn andere praktische tips en trucs automatisch toegezonden krijgt.

Fout: Contact formulier niet gevonden.